OHDOKWAN EN DE AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)
ALGEMEEN
Taekwon-Do vereniging OHDOKWAN is een vereniging met een inschrijving bij de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer: 40346187. OHDOKWAN kent een voorzitter, een secretaris/penningmeester en twee bestuursleden. Er wordt door de secretaris/penningmeester een ledenregister, een graduatieregister en een financieel register bijgehouden.
Ledenregister
In het ledenregister staan NAW-gegevens (Naam, Adres, Woonplaats) aangevuld met telefoonnummers en e-mailadressen van alle aangesloten leden.
Graduatieregister
In het graduatieregister staan naast de namen van de leden, ook hun huidige graad vermeld.
Financieel register
In het financieel register worden de inkomsten (contributiebetalingen van leden) en uitgaven geregistreerd. Betalingen worden uitgevoerd via het elektronisch betalingssysteem van de bank waar OHDOKWAN een betalingsrekening heeft. Toegang tot dit systeem is beschermd met een wachtwoord en zogenaamde TAN-codes.
Het ledenregister, het graduatieregister en het financieel register staan op de computer van de secretaris/penningmeester van de vereniging. Deze computer is beschermd door een wachtwoord dat periodiek wordt gewijzigd en is aangesloten op het internet. Op een externe harde schijf wordt periodiek een back-up van bovengenoemde registers gemaakt.
Leden van Taekwon-Do vereniging OHDOKWAN staan met dezelfde gegevens, behoudens de financiële gegevens, ook geregistreerd in een systeem van de ITF-Nederland (het zogenaamde “Charyot-systeem” van de Taekwon-Do Bond). Via een internetverbinding kunnen gegevens worden toegevoegd, gewijzigd en verwijderd.
De secretaris/penningmeester houdt de bovengenoemde registers actueel; hij is in principe het enige bestuurslid die toegang heeft tot deze gegevens. De twee andere bestuursleden kunnen in geval van calamiteit (b.v. het wegvallen van de secretaris/penningmeester) zich toegang verschaffen tot de relevante gegevens en het betalingssysteem.
Door middel van informatie (op papier!) krijgen deze bestuursleden periodiek een update over gewijzigde wachtwoorden voor toegang tot de gegevens en systemen.
Cookies
Om deze website beter en sneller te laten functioneren en om deze te kunnen afstemmen op uw voorkeuren, worden bepaalde gegevens betreffende uw gebruik van deze website verzameld. Deze informatie kan verzameld worden door gebruik te maken van zogenaamde “cookies”. Dit zijn kleine tekstbestanden die door de bezochte webpagina automatisch op uw computer worden geplaatst. U kunt het gebruik van cookies via de instellingen van uw browser uitschakelen. Dit leidt echter tot een minder goede werking van deze website.
Bekijk hier welke cookies er gebruikt worden.
Website en sociale media
OHDOKWAN heeft een website (https://www.ohdokwan.nl) en een Facebook-pagina. Hierop staan relevante gegevens over de vereniging. Op deze website en Facebook-pagina staan ook foto’s van evenementen waar OHDOKWAN aan heeft meegedaan/meedoet, op deze foto’s staan veelal de leden van de vereniging. De gallery is alleen inzichtelijk als men is ingelogd.
De leeftijd van de leden varieert van 7 jaar tot ruim 70 jaar. Aangesloten leden, of in geval van minderjarigheid, de ouder/verzorger, ondertekent een verklaring waarin al-dan-niet toestemming wordt verleend tot het publiceren van foto’s waarop zij/hun kind(eren) voorkomen. Dit houdt onder andere in: publiceren op de website, de Facebook-pagina van OHDOKWAN en andere promotionele doeleinden. Indien bezwaar bestaat tegen dit publiceren, zal/zullen de relevante foto(‘s) verwijderd worden van bovengenoemde media.
Van leden die het lidmaatschap hebben opgezegd, worden alle gegevens gewist uit de digitale bestanden. Papieren gegevens, zoals inschrijfformulieren en betalingsmachtiging worden in een papiervernietiger vernietigd.
Op de website van OHDOKWAN is encryptie toegepast dmv een SSL certificaat. Met een SSL verbinding zorg je ervoor dat men niet kan meelezen met wat je naar de website verstuurt. Maar het voorkomt ook dat informatie die naar de website verstuurd wordt, of vanaf de website verzonden wordt, aangepast kan worden.
Google Analytics
Ons platform gebruikt Google Analytics. OHDOKWAN gebruikt dit om bezoekersstatistieken te kunnen bekijken. Ga voor meer informatie over hoe Google Analytics gegevens gebruikt naar ”Hoe Google gegevens gebruikt wanneer u sites of apps van onze partners gebruikt” op www.google.com/policies/privacy/partners/.
MailChimp
Wij hebben met Mailchimp een verwerkersovereenkomst.
In MailChimp staan namen en emailadressen van degenen die zich hebben aangemeld voor onze nieuwsbrief. Deze emailadressen worden voor geen enkele andere reden gebruikt en wij sturen alleen de gevraagde nieuwsbrief naar deze adressen.
Deze emailadressen worden bewaard zolang iemand ingeschreven staat voor onze nieuwsbrief. Aangezien daar al expliciet toestemming voor is gegeven, zullen wij niet opnieuw om toestemming vragen, aangezien dat niet nodig is. Uitschijven is altijd mogelijk via een link onderaan iedere nieuwsbrief.
Websites van derden
Deze Privacy Policy is niet van toepassing op websites van derden die via deze website via links kunnen worden bezocht. Taekwon-Do Vereniging OHDOKWAN aanvaardt uitdrukkelijk geen enkele aansprakelijkheid voor websites van derden en door deze derden gehanteerd privacy beleid.
Hoe kunt u contact opnemen bij vragen, opmerkingen of klachten?
Neem contact met ons op als u vragen, opmerkingen of klachten heeft, of als u van mening bent dat OHDOKWAN niet correct is omgegaan met uw persoonsgegevens of haar verplichtingen met betrekking tot uw privacy niet is nagekomen. U kunt een klacht indienen bij het bestuur via artvdlee@ohdokwan.nl. Er wordt dan onderzoek gedaan naar uw klacht en u wordt binnen redelijke termijn op de hoogte gebracht van het resultaat van het onderzoek.
Controle
De leden van OHDOKWAN hebben altijd het recht om hun eigen gegevens in te zien, aan te laten passen of te (laten) verwijderen.
Het profiel op www.ohdokwan.nl kan verwijderd worden vanuit de login pagina (mits ingelogd) Overige aanvragen kunnen gedaan worden door te e-mailen naar edwin@ohdokwan.nl
Wijzigingen Privacy Statement
Taekwon-Do Vereniging OHDOKWAN behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze Privacy Policy. Het verdient aanbeveling om deze Privacy Policy geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.
Het bestuur van OHDOKWAN verklaart naar eer en geweten, de in registers opgeslagen persoonsgegevens en de foto’s waarvoor toestemming verleend is, uitsluitend te gebruiken voor doeleinden gerelateerd aan het karakter van de vereniging: het beoefenen van Taekwon-Do.
Namens het bestuur van Taekwon-Do vereniging OHDOKWAN,
De secretaris/penningmeester
Art van der Lee
Herzien op: 14 oktober 2023